How to Format and Write a Simple Business Letter
如图所示，这就是一封简单的商业信函Business Letter
对于初入职场和刚毕业的留学生朋友们，学会写简单的商业信函是很重要的，或许商学院的同学们平时商科也要有被要求作Business Letter之类的模拟作业，为了给自己的工作加分，我们来看下如何去写。
人们出于各种原因撰写商业信函和电子邮件 – 要求提供信息，进行交易，确保就业等等。 有效的商务信函应清晰简洁，尊重语气，并正确格式化。 通过将商业信函分解为其基本组件，您可以学习如何有效沟通并提高作为作家的技能。
The Basics
典型的商业信函包含三个部分，介绍，正文和结论。
The introduction 介绍说明了作者正在解决的问题。 如果你写的是一个你不认识或只是短暂见过的人，那么这篇介绍也可能是你写作原因的一个简短原因。 通常，引言只有一两句话。
The body 信的正文是您陈述业务的地方。 这一部分可能只有几句话或几段长。 这一切都取决于描述手头主题所需的细节程度。
The conclusion 结论是最后一节，您将呼吁将来采取行动。 这可以是亲自交谈，请求其他信息或进行交易的机会。 与介绍一样，此部分不应超过一两句话，并且必须明确表达您对阅读信函的人的意见。
The Introduction
介绍的基调取决于你与信件收件人的关系。 如果您正在向亲密朋友或商业同事发表讲话，则可以使用他们的名字。 但如果你写信给你不认识的人，最好在问候中正式地解决。 如果您不知道您要写信的人的姓名，请使用他们的头衔或一般地址。 一些例子：
Dear personnel director
Dear sir or madam
Dear Dr., Mr., Mrs., Ms. [Last name]
Dear Frank: (use if the person is a close business contact or friend)
写作特定的人总是首选。 一般来说，在问候时，请先向男士和女士使用先生。 只为医学界人士使用Doctor的名称。 虽然您应该始终使用“亲爱的”这个词开始一封商业信函，但这样做是商业电子邮件的一种选择，不太正式。
如果您正在写信给您不认识或只是顺便见过的人，您可能希望通过提供一些与您联系该人的背景来关注问候语。 一些例子：
With reference to your advertisement in the Times…
I’m am following up on our phone call yesterday.
Thank you for your letter of March 5.
The Body
商业信函的大部分都包含在正文中。 这是作者陈述他或她相应理由的地方。 例如：
I am writing to inquire about the position posted in The Daily Mail.
I am writing to confirm the shipment details on order # 2346.
I am writing to apologize for the difficulties you experienced last week at our branch.
一旦您说明了撰写商业信函的一般原因，请使用正文提供其他详细信息。 例如，您可能正在向客户发送重要文件以进行签名，向客户道歉服务不佳，从源请求信息或其他原因。 无论原因是什么，请记住使用礼貌和礼貌的语言。 例如：
I would be grateful to meet with you next week.
Would you possibly have time for a meeting next week?
I would be delighted to give you a tour of our facility this coming month.
Unfortunately, we will have to postpone the meeting until June 1.
Enclosed you will find a copy of the contract. Please sign where indicated.
在您在信函正文中陈述您的业务之后，习惯上包括一些结束语。 这是你加强与收件人关系的机会，它应该只是一个句子。
Please contact us again if we can help in any way.
If you have any questions, feel free to call me.
You can also use the closing to request or offer future contact with the reader.
I look forward to hearing from you soon.
Please contact my assistant to schedule an appointment.
The Finish
所有商务信函最后需要的是一个称呼，在那里你向读者说再见。 与介绍一样，您如何撰写称呼将取决于您与收件人的关系。 对于您不是名字的客户，请使用：
Yours faithfully (if you don’t know the name of the person you’re writing to)
Yours sincerely, (if you do know the name of the person you’re writing to.
If you are on a first-name basis, use:
Best wishes, (if you’re acquaintances)
Best regards or Regards (if the person is a close friend or contact)
Business Letter Tips
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