19 Tips for writing a report
19个撰写高分英语报告的提示
在上一篇blog我们已经讲解了什么是report以及如何写report，所以然您已经知道报告是什么，它的不同类型和基本结构，我们将为您提供有关如何编写出色报告的一些提示。请注意，如何编写报告文件从预写过程开始。当你写下结论时，并不意味着这篇report就完成了。如何撰写报告是一个漫长的过程，以下是编写报告的最终19个技巧。
01 Know the purpose of your report and your audience.
如前所述，有不同类型的报告。每种类型的报告都有其作者必须遵守的不同方面或部分和惯例。了解报告的对象也很重要，因为这决定了语言的水平和解释的复杂程度。在编写报告的过程中，要记住这些事项。
02 Read all formatting guidelines.
无论您是在学术环境还是在专业环境中写作，都必须始终遵循指导原则。在撰写之前，请确保您已完全阅读并理解您所在机构或组织的指导原则。您如何呈现报告与其内容同样重要。一切都必须专业。
03 Prepare a master list of all your sources and data.
本技巧的第一步是将所有源和数据放在一个文件夹中。然后准备一个主列表。此主列表应包含源内容的简要说明。这可能包括特定来源可能对您的研究有所帮助。这样可以节省大量时间，不必浏览文件。
04 There is no one structure for all reports.
报告的基本结构很像研究论文。但是，不同类型的报告还有其他部分，以适应特定的信息或分析。虽然您需要提供基本报告格式，但您可以根据报告或主题的需要添加或删除其他部分。最重要的报告编写技能之一是能够确定您的报告需要什么。
05 Use headers and sub-headers to organize your report.
只有“简介”，“讨论”和“结论”是不够的。如果您需要专业的报告，请划分每个部分的实际内容。这样做可以使报告更容易为您编写，也更容易为您的读者消化。见＃6。
06 Don’t skip the outline.
报告比典型的研究论文长得多。大纲是如何开始报告不可或缺的一步。大纲将确保您在写作时不会遗漏任何细节，并且您不会时间分配不均导致在某些部分上花费太多空间然后忽略其他部分。您也可以使用outline的标题和小标题作为文章的标题和小标题。这不仅会指导您的读者，还会防止您（作者）偏离您的主题。
07 Be mindful of jargons, but use appropriate terminology.
Jargons是有原因的，在撰写技术报告时不能完全避免。如果你正在为你所在领域的博学者做报告，比如你的领导，他们肯定会知道这些术语，你可以为了提高效率而使用它们。但是，如果您要在网上为非专业人士或一般公众撰写报告，那么您可以谨慎使用它们。事实上，您甚至可能需要像理论一样解释它们。但是要小心，不要通过跳过重要的术语来糊弄你的写作。最重要的是你需要为观众适当地写作。还记得Tim Radford所说的话吗？您也可以将它应用于您的语言。
08 Anticipate your readers’ questions.
就像我们通常在论文或辩论中解决抗辩问题一样，我们还需要预测读者在阅读报告时可能会出现的问题。当然，您必须尝试在报告中解决这些问题，以便放松思路，并且可以专注于您想说的内容。尽量自然地做到这一点，而不会失去对实际主题的关注。
09 Start with the main body of the report.
也许最常见的学术写作技巧就是最后写的介绍部分。编写报告同样如此。最好先开始撰写报告的事实，例如方法和调查结果，然后再进行讨论，以便在开始写介绍部分时知道要写什么。主体是您报告的主要内容，因此，如果不事先写这份报告，就无法介绍和总结您的报告。
10 Be straightforward and objective.
报告文章是事实性的，因此我们知道报告撰写是客观的。这个特征很重要，因为报告文章不能一个人意见左右，即使它们是正确的。为了在报告撰写中实现客观性，请避免使用第一人称和第二人称，因为他们太个人化了。避免夸张空洞的语言，所以无比总是使用精确的语言。最重要的是，要注意你的个人偏见，因为他们可能会用偏见的语言表现出来。精确的语言永远是关键。
11 Familiarize yourself with transitional phrases and techniques.
过渡有助于您的读者建立您提出的想法或数据之间的关系。因此，它们对于确保报告的清晰度和一致性至关重要。有效使用过渡是学校教学写作的基本写作技能的一部分，但阅读报告编写由您所在领域的实际专家撰写的示例将极大地提高您对它的熟悉程度。在主题句中加入过渡短语。
另一个有助于保持各部分之间平滑过渡的提示是简要概述您正在编写的部分之前的子部分。
12 Make use of your data.
您努力收集和组织报告数据，不使用它们将是一种浪费。更重要的是，您的数据对于建立您的可信度和使报告引人注目至关重要。您的声明和分析应植根于您的数据中。当然，您的数据是在附录中组织的。
13 Be honest in your report.
如果您在实验中或在收集数据的过程中出现任何错误，请在报告中包含这些错误。谈论这些错误以及如何纠正这些错误将证明您的研究和报告的深度。这也将告知您所在领域的其他研究人员，如果他们正在进行类似的研究，应该避免什么。
14 Weave your sources in your report.
许多报告中的一个主要弱点，以及大多数关于此问题的学术着作，都是外部资源的无效整合。请记住，您的来源可以支持您的想法。你的消息来源，你的引言，绝不应该掩盖你自己的想法和解释。为了将信息源无缝地包含在您的写作中，请尝试使用以下三个方面：
– 使用一个信号短语来介绍引语。不要在没有首先介绍的情况下引用，因为这只会给读者带来困惑。
– 用你自己的话结合引用。这意味着在介绍了引言之后，您必须对引言如何与您自己的想法相关进行后续说明。
– 不要过度使用引用。有效使用source的关键是释义和引用之间的平衡。 作为作者，你应该判断作者是否更好地表达了一个想法，或者它是否可以被解释。 使用过多的引用是不明智的，因为这可能被别人理解为你并没有很好的理解你的source。
15 Your Recommendation is an action plan.
关于如何编写报告文件的许多问题都扩展到如何编写报告的建议。有些人认为，如果报告主体得到良好执行，建议书就不必写得好，但事实并非如此。您的建议书，假设它们是合乎逻辑的，应该是以反映这一点的方式呈现。您应该为报告的读者提供尽可能多的详细信息，以便能够实施您的建议。并且，在将来时编写您的建议书，因为这些尚未完成。
16 Lay it all out on the Executive Summary.
如前所述，执行摘要和简介应该写在最后。现在，当您撰写执行摘要时，请不要将其视为对您的报告的预见。相反，它应该告诉读者确切地在整个报告中找到什么。记住：你不是在长篇大论，你正在为没有时间浪费的研究人员或老板写作。
17 Proofread and edit your report.
您可能已经无数次听过这个建议，但我们会再说一遍：在提交之前校对并编辑您的报告。撰写报告文章需要耐心和挑剔的眼光。该报告不一定非常完美，但至少必须看起来像样。您的报告应遵循给您的指导，或者您可以按照我们的提示进行操作。阅读你的论文，再读一遍 – 不要遗漏任何句子和可能存在的语法逻辑错误。
18 Read your report out loud.
修改报告的最后一步是大声朗读。有时听你的写作有助于你更好地发现任何错误或不准确之处。大声读出一次，然后修改报告。
19 Bonus tip:
在修改报告时，您需要查看所有元素，而不仅仅是语法。以下是在修改报告时要问自己的问题：
– 你们能够相互介绍，讨论和结论吗？
– 你的方法清楚了吗？那些没有做过研究的人能够复制它吗？
– 你的过渡是否清晰？所有想法都有联系吗？
– 你是否错误地使用了任何术语或术语？如果你是为普通大众写作，你能清楚地解释术语和/或术语吗？
– 是否有任何与您的报告无关的陈述，想法或来源？
– 是否支持所有陈述/声明？所有证据都是合理的吗？
– 你的语言没有偏见吗？
– 你引用了所有来源吗？检查文本引用。
– 引文是否正确？
– 您的建议合乎逻辑吗？
撰写报告是一个漫长的过程。在实际写作之前，甚至还有一个同样长的数据收集过程。每个步骤都要花时间，不要急于求成。报告的每一部分都至关重要，不得忽视。这并不意味着所有部分应该话费相同的时间，但是需要在编写每个部分时投入相同的注意力和耐心。最重要的是，不要忘记你的目的。报告的所有部分都应使您的读者更接近您的目标，无论是通知，分析还是提出建议。
正如您所看到的，撰写报告与撰写学术论文的过程基本相同，只需进行一些修改即可。如果这是您第一次撰写报告，请不要指望它能够达到最好。有些事情需要时间来练习，就像任何写作一样，报告写作需要练习。为了确保报告的质量，您可以随时询问比您更有知识的报告撰写人员。这也是一种很好的学习方式。
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